KVKK Aydınlatma Metni

Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK”) 10. maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca hazırlanmıştır. Metnin amacı; internet sitemizi ziyaret ettiğinizde veya bir avukatlık hizmeti ilişkisi kurulmadan önce telefon, e-posta ya da WhatsApp üzerinden bizimle iletişime geçtiğinizde kişisel verilerinizin kim tarafından, hangi amaçlarla ve hukuki sebeplerle işlendiğini açık, anlaşılır ve erişilebilir biçimde açıklamaktır.

1. Veri sorumlusunun kimliği

Kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla Av. Hilal Türkoğlu tarafından, Av. Hilal Türkoğlu Hukuk Bürosu faaliyet adı altında işlenmektedir. Veri sorumlusuna Kurtuluş Mahallesi, Cumhuriyet Bulvarı, Köşem Apartmanı No: 110/12 Kat: 4, Odunpazarı/Eskişehir adresinden veya info@hilalturkoglu.av.tr e-posta adresinden ulaşabilirsiniz.

Bu aydınlatma metninde “Büro” ifadesi, veri sorumlusu Av. Hilal Türkoğlu’nun mesleki faaliyetini ifade eder. İnternet sitesinin teknik işletilmesinde veya iletişim altyapısında destek alınan hizmet sağlayıcılar, yalnızca verilen hizmet ve talimatla sınırlı olarak veri işleyen sıfatıyla hareket edebilir.

2. İlgili kişi grupları ve kapsam

Metin; internet sitesi ziyaretçilerini, Büro ile ilk kez iletişim kuran kişileri, bu kişiler adına iletişim kuran temsilcileri ve iletişim sırasında bilgisi paylaşılan diğer gerçek kişileri kapsar. Bu aşama, henüz bir hukuki hizmet sözleşmesinin kurulmadığı ön değerlendirme sürecidir.

Bir dosyanın üstlenilmesi veya sürekli danışmanlık ilişkisinin kurulması hâlinde; kimlik doğrulama, dosya yönetimi, dava ve takip işlemleri, mali yükümlülükler ve mesleki saklama gereklilikleri gibi daha geniş veri işleme faaliyetleri gündeme gelebilir. Böyle bir durumda, somut hizmetin niteliğine uygun ek bilgilendirme ayrıca yapılabilir.

3. İşlenebilecek kişisel veri kategorileri

Kullanmayı tercih ettiğiniz iletişim kanalına, talebinizin içeriğine ve web sitesindeki teknik etkileşime bağlı olarak aşağıdaki veri kategorileri işlenebilir:

• Kimlik bilgileri: Ad, soyadı ve talebin değerlendirilmesi için kendiliğinizden paylaştığınız diğer temel kimlik bilgileri.
• İletişim bilgileri: Telefon numarası, e-posta adresi, iletişim tercihi ve yazışma bilgileri.
• Talep ve hukuki işlem bilgileri: Başvuru konusu, olay özeti, ilgili taraflar, önemli tarihler, gönderilen mesajlar ve ilk değerlendirme için tarafınızca iletilen belgelerdeki bilgiler.
• İşlem güvenliği bilgileri: IP adresi, erişim tarihi ve saati, istenen sayfa, yönlendiren adres, tarayıcı veya cihaz türü ile güvenlik ve hata kayıtları.
• Görsel veya işitsel bilgiler: Yalnızca görüntülü görüşme yapılması ya da sesli mesaj gönderilmesi gibi sizin tercih ettiğiniz bir iletişim biçiminin doğal sonucu olarak oluşan kayıtlar.

İlk iletişim sırasında gerekli olmadıkça sağlık bilgisi, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbiri bilgisi, biyometrik veya genetik veri gibi özel nitelikli kişisel verileri; kimlik belgesi görüntülerini, banka bilgilerini ya da üçüncü kişilere ait ayrıntılı dosyaları göndermemenizi rica ederiz. Talebin incelenmesi için böyle bir bilgi gerçekten gerekiyorsa uygun iletişim yöntemi önceden belirlenir.

4. Kişisel verilerin işlenme amaçları

Kişisel veriler, amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma ilkesi gözetilerek aşağıdaki amaçlarla işlenebilir:

• İletişim talebini almak, talebin kimden geldiğini anlamak, sizinle iletişim kurmak ve sorunuza ilk yanıtı vermek.
• Talebin konusu, kapsamı, aciliyeti ve Büro’nun çalışma alanlarıyla ilişkisi hakkında ön değerlendirme yapmak.
• Taraf bilgileri üzerinden olası menfaat çatışmalarını incelemek ve işin meslek kuralları çerçevesinde kabul edilip edilemeyeceğini belirlemek.
• Görüşme veya randevu planlamak, istenen bilgi ve belgeleri bildirmek ve iletişim sürecinin kaydını tutmak.
• İnternet sitesinin güvenliğini, sürekliliğini ve performansını sağlamak; hata, kötüye kullanım, yetkisiz erişim veya saldırı girişimlerini tespit etmek.
• Kanuni yükümlülükleri yerine getirmek; hukuki uyuşmazlık hâlinde bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için gerekli kayıtları muhafaza etmek.

İlk iletişim kapsamında elde edilen veriler, açıkça ayrı bir hukuki dayanak bulunmadıkça reklam profili oluşturmak, ilgisiz ticari ileti göndermek veya üçüncü kişilerin pazarlama faaliyetlerini desteklemek amacıyla kullanılmaz.

5. Toplama yöntemleri

Kimlik, iletişim ve talep bilgileri; telefon görüşmesi, e-posta yazışması, WhatsApp mesajı veya yüz yüze ilk görüşme sırasında doğrudan sizden, elektronik ya da sözlü yöntemlerle elde edilir. Bir başkası adına başvurmanız hâlinde, temsil ettiğiniz veya hakkında bilgi verdiğiniz kişilere ait veriler sizden dolaylı olarak alınabilir.

İşlem güvenliği verileri ise web sunucusu, barındırma altyapısı ve güvenlik sistemleri tarafından siteye erişiminiz sırasında otomatik yöntemlerle oluşturulabilir. Kamuya açık web sayfalarında ziyaretçi hesabı oluşturulmaz ve site içeriğine erişim için üyelik bilgisi talep edilmez.

6. Kişisel veri işlemenin hukuki sebepleri

Kişisel verileriniz, somut işleme faaliyetine göre KVKK’nın 5. maddesinde yer alan hukuki sebeplerden bir veya birkaçına dayanılarak işlenir. İlk iletişimin yanıtlanması ve olası hizmet ilişkisinin değerlendirilmesi bakımından bir sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan ilgili olma; mesleki ve yasal kayıtlar bakımından veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi; talep ve uyuşmazlık kayıtları bakımından bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması; site güvenliği ve iletişim yönetimi bakımından ise temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaati hukuki sebebine başvurulabilir.

Belirli bir faaliyet için açık rızanızın gerekli olduğu durumda, rıza metni bu aydınlatmadan ayrı olarak sunulur. Açık rıza, aydınlatma yükümlülüğünün yerine geçmez ve hizmetin yürütülmesi için zorunlu olmayan bir işleme faaliyeti bakımından özgür iradeyle verilir.

Özel nitelikli kişisel veriler, yalnızca KVKK’nın 6. maddesinde öngörülen uygun işleme şartı bulunması ve gerekli teknik ve idari tedbirlerin alınması hâlinde işlenir. Hukuki sebebi bulunmayan veya amaç için gerekli olmayan veriler kullanılmaz; mevzuata uygun biçimde silinir, yok edilir ya da anonim hâle getirilir.

7. Kişisel verilerin aktarılabileceği taraflar

Kişisel verileriniz, işleme amacı için gerekli ve ölçülü olduğu ölçüde; barındırma, e-posta, bilişim güvenliği ve teknik destek hizmeti sunan tedarikçilere; mesleki faaliyetin yürütülmesi için zorunlu olduğunda yetkili danışman veya hizmet sağlayıcılara; kanuni talep bulunması hâlinde mahkemelere, savcılıklara, kolluk birimlerine, barolara ve diğer yetkili kamu kurumlarına aktarılabilir.

Her aktarımda sır saklama yükümlülüğü, veri minimizasyonu ve erişim yetkisi gözetilir. Kişisel verileriniz satılmaz, veri ticaretine konu edilmez ve ilgisiz üçüncü kişilere pazarlama amacıyla açıklanmaz.

8. Yurt dışına aktarım ve üçüncü taraf iletişim kanalları

WhatsApp gibi merkezi yurt dışında bulunan bir iletişim hizmetini tercih etmeniz veya Google Maps içeriğini görüntülemeniz hâlinde, ilgili hizmet sağlayıcı kendi koşulları kapsamında teknik veri işleyebilir. Bu hizmetlerin veri işleme faaliyetleri üzerinde Büro’nun tam kontrolü bulunmaz. Alternatif olarak telefon veya e-posta yoluyla iletişim kurabilir, ofis adresini haritayı açmadan kullanabilirsiniz.

Büro tarafından gerçekleştirilecek bir yurt dışı aktarımında KVKK’nın 9. maddesindeki şartlar gözetilir; aktarım için uygun hukuki sebep ve gerekli güvence bulunmadan kişisel veriler yurt dışına aktarılmaz.

9. Saklama süreleri ve imha

Kişisel veriler, işleme amaçlarının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen saklama, ispat ve zamanaşımı süreleri dikkate alınarak muhafaza edilir. Hukuki hizmet ilişkisine dönüşmeyen ilk iletişim kayıtları; devam eden bir uyuşmazlık, menfaat çatışması kontrolü, yasal yükümlülük veya hakkın korunması ihtiyacı bulunmadığında periyodik değerlendirme kapsamında silinir, yok edilir ya da anonim hâle getirilir.

Sunucu ve güvenlik kayıtları, güvenlik olaylarının tespiti ve araştırılması için gerekli sınırlı süre boyunca tutulur. Saklama süresi belirlenirken verinin niteliği, işleme amacı, olası riskler ve kanuni zorunluluk birlikte değerlendirilir.

10. Veri güvenliğine ilişkin yaklaşım

Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve erişilmesini önlemek, güvenli şekilde muhafazasını sağlamak amacıyla riskle orantılı teknik ve idari tedbirler uygulanır. Erişimlerin görevle sınırlandırılması, güçlü kimlik doğrulama, güncel yazılım, güvenli bağlantı, yedekleme, kayıt takibi ve hizmet sağlayıcıların gizlilik yükümlülüklerinin düzenlenmesi bu tedbirlere örnektir.

Bununla birlikte hiçbir internet veya elektronik iletişim yöntemi mutlak güvenlik sağlayamaz. İlk iletişimde gereğinden fazla ya da hassas bilgi paylaşmamanız, veri güvenliğinin korunmasına katkıda bulunur.

11. KVKK kapsamındaki haklarınız

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca veri sorumlusuna başvurarak kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme; işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme; işlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme; yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme haklarına sahipsiniz.

Ayrıca eksik veya yanlış işlenen verilerin düzeltilmesini; KVKK’daki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini; düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme hakkınız bulunur. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucunda aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz edebilir ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep edebilirsiniz.

12. Başvuru yöntemi ve yanıt süresi

Haklarınıza ilişkin başvurunuzu, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun biçimde yukarıdaki ofis adresine yazılı olarak veya sistemimizde daha önce kayıtlı e-posta adresinizi kullanarak info@hilalturkoglu.av.tr adresine iletebilirsiniz. Başvuruda ad ve soyadınızın, talebinizin açık açıklamasının, yanıt için gerekli iletişim bilgilerinin ve kimliğinizi doğrulamaya elverişli bilgilerin bulunması gerekir.

Başvurular talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret uygulanabilir. Kimlik doğrulama için yalnızca gerekli bilgiler talep edilir; yetkisiz kişilere veri açıklanmaması amacıyla ek doğrulama istenebilir.

13. Metnin güncellenmesi

İletişim kanallarında, teknik altyapıda, işleme amaçlarında veya ilgili mevzuatta değişiklik olması hâlinde bu metin güncellenebilir. Güncel sürüm, yürürlük tarihi ve son inceleme tarihiyle birlikte bu sayfada yayımlanır. Değişikliklerin kişisel veri işleme faaliyetini önemli ölçüde etkilemesi hâlinde, koşulların elverdiği uygun yöntemlerle ayrıca bilgilendirme yapılır.